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Idealerweise wird bei der Einführung von Wissensmanagement mit einer Analyse
der sechs Kern-Bausteine begonnen, um so schnell und effizient eine Übersicht mög-
licher Schwachstellen zu erhalten. So kann es beispielsweise Wissenslücken beim
Wissenstransfer, der Erfahrungssicherung, der Wissensspeicherung oder bezüglich
Methoden- und Verfahrenswissen geben. Schon mit der Identifikation einzelner He-
rausforderungen sind Jugendämter dazu in der Lage darauf einzugehen und mit un-
terschiedlichen Wissensmanagement-Tools schnelle erste Erfolge zu verbuchen.
Warum ist der Weg zum Wissensmanagement sinnvoll?
Als zentrale Zielsetzung von Wissensmanagement stehen der Erhalt der Leistungsfä-
higkeit und die Erhöhung der Effizienz der Arbeitsweise der öffentlichen Verwaltung
(Materna GmbH et al, 2013, S. 12), und damit auch der Jugendämter, im Fokus. Kon-
kret sind damit folgende Ziele von Wissensmanagement gemeint:
1. Bewahrung des Wissens fluktuierender Experten durch systematisches Sichern,
2. Vermeidung von Fehlern und Doppelarbeiten durch das ausführliche Dokumen-
tieren von Projekterfahrungen und Best Practices-Beispielen,
3. schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter durch Nutzung gespeicherter Wissensbe-
stände, z. B. in Form von Dokumenten in Datenbanken und Wissensträgerlandkarten,
4. Ausschöpfung von Synergiepotenzialen durch behördenübergreifenden Wissens-
austausch,
5. Entlastung der Mitarbeiter und Zeitersparnis durch das Verringern von Fragen an
Experten durch den strukturierten und schnellen Zugriff auf dokumentiertes
Wissen,
6. Innovation durch Reflexion über das eigene Fachgebiet, da das eigene Wissen
bzw. dessen Anwendung den anderen Mitarbeitern gegenüber kommuniziert
werden muss (Müller, M., 2004, S. 11, zitiert in Materna GmbH et al, 2013, S. 21).
Allerdings ist zu beachten, dass diese Zielsetzungen bei Mitarbeiterinnen und Mitar-
beitern auch Ängste und Widerstände hervorrufen können, da Wissen ein Alleinstel-
lungsmerkmal sein kann, mit dem die eigene Stellung in der Organisation gefestigt
werden soll (Bundesministerium des Innern & Bundesverwaltungsamt, 2013, S. 335).
Daher kann Wissensmanagement nur erfolgreich sein, wenn es „auch motivierende
Aspekte für alle Wissensträger enthält, ihr Wissen für die Gemeinschaft bereitzustel-
len“ (ebd.). Dass dazu eine Wissens- und Kommunikationskultur in der Organsiation
gelebt werden muss, die Wissensmanagement aktiv unterstützt, ist unverzichtbare
Grundvoraussetzung. Die dafür zu schaffenden Rahmenbedingungen werden dabei
von den Bereichen Personal, Organsiation und Informationstechnologie dominiert.
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BLJA Mitteilungsblatt 1/16
Thema
Exkurs: „Yellow Pages“ als Wissensmanagementwerkzeug
Mit der Einführung und Pflege von Yellow Pages, auch als Expertenverzeichnisse
oder Expertendatenbanken bekannt, können unnötige Such- und Recherchezeiten
nach Dokumenten, Verfahrensprozessen oder Ansprechpartnern (Experten)
enorm reduziert werden. Yellow Pages unterstützen neue Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter sich schnell zurechtzufinden, bringen Experten für neue Projekte zu-
sammen und schaffen einen Überblick über Qualifikationen, Kompetenzen und
Themenschwerpunkte der Belegschaft. Allerdings sind sie nur auf aktuellem
Stand nützlich.