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Thema
zu identifizieren, aufzubereiten, weiterzugeben und weiterzuentwickeln. Best Practice
Sharing liefert die Grundlage dafür, dass die Mitglieder einer Organisation auf Wis-
sen und Erfahrungen von anderen zur Lösung spezifischer Probleme gezielt zugrei-
fen können“ (Reinmann, 2009, S. 77). Wenn Best Practice Sharing in der Behörde
eingeführt und stetig weiterentwickelt wird, wird die anfängliche Mehrarbeit – wie es
bei neuen und unerprobten Arbeitsabläufen stets der Fall ist – schließlich reduziert
oder Doppelarbeit gar vermieden. Darüber hinaus baut der Best Practice Ansatz dem
Verlust von Wissen vor und dient somit der Wissensbewahrung.
Um Best Practice Sharing in der Behörde einzusetzen, kann eine Projektgruppe in-
stalliert oder ein Workshop abgehalten werden. Ziel ist dabei, bereits bewährte Stra-
tegien (z. B. Vorgehen bei Kindeswohlgefährdung, interne Kommunikation) zu
eruieren und zu verschriftlichen. Bei der Dokumentation und Speicherung von Best
Practices ist zu beachten, dass diese für alle nachvollziehbar sein müssen und der
Speicherort bekannt ist. Best Practices sind dabei nicht starr, sondern müssen an den
jeweilige Bedarf (z. B. bei Gesetzesänderungen) angepasst und weiterentwickelt wer-
den. Diejenigen Behörden, die bereits mit Intranet arbeiten, haben darüber hinaus
die Möglichkeit, die jeweiligen Best Practice auch dort abzulegen. Mit Hilfe der Ver-
schlagwortung und Intranetsuche wird den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die
Möglichkeit eröffnet, schnell und einfach zu den jeweiligen Best Practices zu gelangen.
2. Lessons Learned
Sprichwörtlich geht es darum, Lehren aus Projekten oder auch aus dem bisherigen
Verfahrensablauf der Arbeit zu ziehen. Dabei sollen alle Erfahrungen festgehalten
werden, um geeignete Praktiken zu wiederholen und weniger geeignete zu vermei-
den. Ziel dieser Methode ist es demnach „systematisch aus erfolgreichen und weni-
ger erfolgreichen Vorgehensweisen bzw. Fehlern für die Zukunft zu lernen und diese
Lehren nachhaltig in der Organisation zu verankern“ (Mittelmann, 2011, S. 75). Hier-
für bedarf es einer Fehlerkultur in der Behörde, die nicht verurteilt, sondern bereit ist,
Lehren aus der Situation zu ziehen.
Werden Lessons Learned im Jugendamt eingesetzt, so kommen nach Mittelmann
(2011, S. 75) drei Prozesse zum Tragen:
1) Identifizieren und Aufbereiten der Erfahrungen:
Zunächst müssen von der Amtsleitung oder Abteilungsleitung Projekte, Aktivitäten
oder besondere Ereignisse ausgewählt werden, die deutliche Verzerrungen in positi-
ver oder negativer Art vorzuweisen haben und daher deutlich über oder unter dem
erwarteten Erfolg liegen. Um ein möglichst breites Bild der vorausgegangenen Situa-
tion zu erhalten, empfiehlt es sich, möglichst viele beteiligte Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter zu befragen. Als Erhebungsmethode eigenen sich z. B. Einzel-, aber auch
Gruppeninterviews.
Um die Verständlichkeit und Wiederverwendung zu gewährleisten, empfiehlt Mittel-
mann (ebd., S.76) folgender Grundstruktur zu folgen:
a) Gesamtsituation und Rahmenbedingungen, unter denen diese Erfahrungen ge-
macht wurden, kurz beschreiben.
b) Die identifizierten Kernthemen beschreiben und begründen, was in einer Situation
genauso wieder gemacht, unbedingt vermieden oder ganz anders gehandhabt
werden sollte.
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BLJA Mitteilungsblatt 3/16