Fachliche Empfehlung zur Höhe der Erstattung von Ver­waltungskosten nach § 37a Satz 4 SGB VIII

Arbeitsgruppe "Kosten und Zuständigkeitsfragen" des Landesjugendamtes (Stand: Dezember 2021)

Seit dem Bundeskinderschutzgesetz ist die ortsnahe Beratung und Unterstützung von Pflegepersonen gemäß § 37a Satz 3 SGB VIII durch den örtlich zuständigen Träger sicherzustellen. Mit dieser Verpflichtung ist die Verpflichtung verknüpft, aufgewendete Kosten einschließlich der Verwaltungskosten zu erstatten.
Das Zentrum Bayern Familie und Soziales - Bayerisches Landesjugendamt - empfiehlt in Abstimmung mit den Kommunalen Spitzenverbänden, dem Bayerischen Kommunalen Prüfungsverband und dem Bayerischen Staatsministerium für Familie, Arbeit und Soziales bei der Geltendmachung von Verwaltungskosten nach § 37a Satz 4 SGB VIII die nachstehenden Empfehlungen anzuwenden.

  1. Das FMS 23-P 1509-1/25 zur Höhe von
    Personaldurchschnitts- und Personalvollkosten im öffentlichen Dienst wird grundsätzlich für geeignet zur Festlegung des Verwaltungskostenanteils erachtet, zumal in den beigefügten Tabellen sowohl Personaldurchschnitts- wie auch Personalvollkosten in Jahres- und Stundenbeträgen ausgewiesen werden.
    Die Personalvollkosten werden auf der Grundlage der  Personaldurchschnittskosten errechnet. Sie enthalten einen Zuschlag in Höhe von 30 % für Arbeitsplatz- und Gemeinkosten und werden in  regelmäßigem Turnus fortgeschrieben.

    Diese Durchschnittsberechnung berücksichtigt die jährliche Regelarbeitszeit abzüglich des jeweils zustehenden Erholungsurlaubs und der Krankheitstage und geht vom Zeitbedarf aller Beschäftigten im öffentlichen Dienst in Bayern unabhängig von der ausgeübten Tätigkeit aus.
    Was diese Durchschnittsberechnung zwangsläufig nicht leistet, ist die Einschätzung mittlerer Fallbearbeitungszeiten. Daher kann sie die Zeiten von Beratung und Unterstützung von Vollzeitpflegepersonen im Einzelfall nicht exakt abbilden und bezieht sich ausschließlich auf die Höhe der Erstattung von Verwaltungskosten.
     
  2. Das Projekt "Personalbemessung der Jugendämter in Bayern (PeB)“ zur Personalbedarfsbemessung für die Sozialen Dienste (vgl. hier Kernprozess 7 "Vermittlung und Begleitung von Vollzeitpflege“) wird als geeignet angesehen, die unter Nr. 1 erläuterte Durchschnittsberechnung um die benötigte Zeitkomponente zu erweitern.

    Für diesen Kernprozess errechnet sich ein Zeitaufwand von gerundet 18 Stunden jährlich. Daraus ergibt sich ein monatlicher Fallaufwand von 1,5 Stunden, der in die Verwaltungskostenabrechnung einfließt.
     
  3. Es wird daher empfohlen, die tatsächlichen Verwaltungskosten, die im Rahmen des § 37a Satz 4 SGB VIII je Einzelfall erstattet werden können, wie folgt zu berechnen:

    3.1         Die Tabellen des StMFH zur Höhe der Personaldurchschnitts- und Personalvollkosten je Stunde werden in ihrer jeweils geltenden Fassung zu Grunde gelegt und laufend fortgeschrieben.

    3.2         Die mit der Betreuung und Unterstützung der Pflegefamilien betrauten Beschäftigten gehören je nach Organisation des durchführenden Jugendamtes im Regelfall unterschiedlichen Besoldungs- bzw. Entgeltgruppen an. Zur Vereinheitlichung der Abrechnungen wird empfohlen, die für die Besoldungsgruppe A 11 bzw. Entgeltgruppe E 11 errechneten Personalvollkosten als Basis zu verwenden. Das sind ab 01.01.2021                                                                           62,06 €

    3.3         Berechnungsbeispiel
    a.           jährliche Erstattungen ab 01.01.2021: 62,06 € x 18 Stunden =                                 1.117,08 €
    b.           monatliche Erstattungen ab 01.01.2021: 62,06€ x 1,5 Stunden =                                     93,09 €
    Im Interesse einer einheitlichen und praxisgerechten Handhabung wird davon abgeraten, die Verwaltungskostenberechnung auf die tatsächlichen Verhältnisse vor Ort abzustellen, um eine breitestmögliche Akzeptanz zu erreichen.   

  4. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass sich die Erstattung von Verwaltungskosten nach Sinn und Zweck der Vorschrift des § 37a Satz 3 SGB VIII nur auf den Zeitraum bis zum Wechsel der örtlichen Zuständigkeit kraft Gesetzes nach § 86 Abs. 6 SGB VIII beziehen kann.
  5. Diese Empfehlung gilt für alle laufenden Fälle im Sinne der Nr. 4, in denen eine Erstattung von Verwaltungskosten nach § 37a Satz 4 SGB VIII in Betracht kommt.