Fachliche Empfehlung zur Höhe der Erstattung von Ver­waltungskosten nach § 37 Abs. 2 Satz 3 SGB VIII

Arbeitsgruppe "Kosten und Zuständigkeitsfragen" des Landesjugendamtes (Stand: 19.03.2019)

Mit dem Bundeskinderschutzgesetz wurde § 37 Abs. 2 SGB VIII mit Wirkung vom 01.01.2012 neu gefasst. Ortsnahe Beratung und Unterstützung von Pflegepersonen sind durch den örtlich zuständigen Träger sicherzustellen. Mit dieser Verpflichtung wurde die Verpflichtung verknüpft, aufgewendete Kosten einschließlich der Ver­waltungs­kosten zu erstatten.
Das Zentrum Bayern Familie und Soziales - Bayerisches Landesjugendamt - em­pfiehlt in Abstimmung mit den Kommunalen Spitzen­verbänden, dem Bayerischen Kommunalen Prüfungsverband und dem Bayerischen Staatsministerium für Arbeit und Soziales, Familie und Integration, bei der Geltendmachung von Ver­wal­tungs­kosten nach § 37 Abs. 2 Satz 3 SGB VIII die nachstehenden Empfehlungen an­zu­wenden.
 

  1. Das FMS 23-P 1509-1/15 zur Höhe von Personaldurchschnitts- und Per­sonal­voll­kosten im öffentlichen Dienst vom 24.11.2017 wird grundsätzlich für geeignet zur Festlegung des Verwaltungskostenanteils erachtet, zumal in den bei­ge­füg­ten Tabellen sowohl Personaldurchschnitts- wie auch Per­so­nal­voll­kosten in Jahres- und Stundenbeträgen ausgewiesen werden.

Die Personalvollkosten werden auf der Grundlage der Personal­durch­schnitts­kosten errechnet. Sie enthalten einen Zuschlag in Höhe von 30 % für Ar­beits­platz- und Gemeinkosten und werden in regelmäßigem Turnus fort­ge­schrie­ben.

Diese Durchschnittsberechnung berücksichtigt die jährliche Regelarbeitszeit abzüglich des jeweils zustehenden Erholungs­urlaubs und der Krankheitstage und geht vom Zeitbedarf aller Beschäftigten im öffentlichen Dienst in Bayern unabhängig von der ausgeübten Tätigkeit aus.
Was diese Durchschnittsberechnung zwangsläufig nicht leistet, ist die Einschätzung mittlerer Fallbearbeitungszeiten. Daher kann sie die Zeiten von Beratung und Unterstützung von Vollzeitpflegepersonen im Einzelfall nicht exakt abbilden und bezieht sich ausschließlich auf die Höhe der Erstattung von Verwaltungskosten.
Die Kosten für Beratung und Unterstützung sind hierin nicht enthalten. Sie sind zusätzlich zu den Verwaltungskosten zu erstatten.

  1. Das Projekt „Personalbemessung der Jugendämter in Bayern (PeB)“ zur Personalbedarfsbemessung für die Sozialen Dienste (vgl. hier Kernprozess 7 „Vermittlung und Begleitung von Voll­zeit­pflege“) wird als geeignet angesehen, die unter Nr. 1 erläuterte Durchschnittsberechnung um die benötigte Zeitkomponente zu erweitern.

Für diesen Kernprozess errechnet sich ein Zeitaufwand von gerundet 18 Stunden jährlich. Daraus ergibt sich ein monatlicher Fallaufwand von 1,5 Stunden, der in die Verwaltungs­kosten­abrechnung einfließt.

  1. Es wird daher empfohlen, die tatsächlichen Verwaltungskosten, die im Rahmen des § 37 Abs. 2 Satz 3 SGB VIII je Einzelfall erstattet werden können, wie folgt zu berechnen:

    3.1    Die Tabellen des StMFLH zur Höhe der Per­sonal­durch­schnitts- und Personalvollkosten je Stunde werden in ihrer jeweils geltenden Fassung zu Grunde gelegt und laufend fortgeschrieben.

3.2   Die mit der Betreuung und Unterstützung der Pflegefamilien betrauten Beschäftigten gehören je nach Organisation des durchführenden Jugend­amtes im Regelfall unterschiedlichen Besoldungs- bzw. Ent­gelt­gruppen an. Zur Vereinheitlichung der Abrechnungen wird empfohlen, die für die Be­sol­dungs­gruppe A 11 bzw. Entgeltgruppe E 11 errechneten Per­sonal­voll­kosten als Basis zu verwenden.

Das sind ab 01.01.2018                              57,34 €

3.3   Berechnungsbeispiel

a.   jährliche Erstattungen
      ab 01.01.2018: 57,34 € x 18 Stunden = 1.032,12 €

b.   monatliche Erstattungen
      ab 01.01.2018: 57,34 € x 1,5 Stunden =     86,01 €

Im Interesse einer einheitlichen und praxisgerechten Hand­ha­bung wird davon abgeraten, die Verwaltungs­kosten­be­rech­nung auf die tatsächlichen Verhältnisse vor Ort abzustellen, um eine breitestmögliche Akzeptanz zu erreichen.

  1. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass sich die Er­stat­tung von Verwaltungskosten nach Sinn und Zweck der Vorschrift des § 37 Abs. 2 SGB VIII nur auf den Zeitraum bis zum Wechsel der örtlichen Zuständigkeit kraft Gesetzes nach § 86 Abs. 6 SGB VIII beziehen kann.
     
  2. Diese Empfehlung gilt für alle laufenden Fälle im Sinne der Nr. 4, in denen eine Er­stat­tung von Verwaltungskosten nach § 37 Abs. 2 SGB VIII in Betracht kommt.