Datenschutz in der Jugendsozialarbeit an Schulen

In der Jugendsozialarbeit an Schulen (JaS) ist der Umgang mit den Datenschutzbestimmungen ein sensibles und intensiv diskutiertes Thema.

Besonders seit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 stehen Fachkräfte der JaS immer wieder vor der Frage, was sich denn nun durch die DSGVO in ihren Arbeitsabläufen hinsichtlich des Datenschutzes verändert hat.

Die Verwaltung des Bayerischen Landesjugendamtes hat diese Fragen aus der Praxis aufgegriffen und stellt nun in Abstimmung mit dem Bayerischen Staatsministerium für Familie, Arbeit und Soziales einen Antwortkatalog zu den wichtigsten Veränderungen im Datenschutz im Hinblick auf die DSGVO zur Verfügung.

FAQ – JaS und Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) mit Muster-Einverständniserklärung

Was ändert sich für die JaS-Fachkraft durch die DSGVO?

Die DSGVO hat die Prinzipien des bisherigen Datenschutzes (Erforderlichkeitsgrundsatz, Zweckbindungsprinzip, Transparenzgebot) ergänzt um „das Recht auf Vergessen“, „Richtigkeit“ und „Rechenschaftspflicht“. Diese Prinzipien stellen sicher, dass personenbezogene Daten rechtmäßig, transparent, zweckgebunden und sparsam, sachlich richtig und vertraulich verarbeitet werden.

Für die JaS-Fachkraft ergeben sich durch die DSGVO keine inhaltlichen (materiellen) Änderungen des Datenschutzrechtes. Das heißt, die bisherigen Vorschriften des Sozialdatenschutzrechtes in SGB VIII (§§ 61 ff.) und SGB X (§§ 67 ff.) gelten im Wesentlichen unverändert weiterhin.

Hinzu kommen Änderungen in formaler Hinsicht, die in die Arbeitsabläufe der JaS-Fachkraft integriert werden müssen. Diese Änderungen greifen jedoch nur bei Beratungen der JaS-Fachkraft im Rahmen der Einzelfallarbeit ohne Vorliegen einer Not- und Konfliktlage gem. § 8 Abs. 3 S. 1 SGB VIII.

Zu unterscheiden sind daher:

  • Beratung in einer Not- und Konfliktlage gem. § 8 Abs. 3 S. 1 SGB VIII
    Handelt es sich um eine Beratung in einer Not- und Konfliktlage gem. § 8 Abs. 3 S. 1 SGB VIII, so ändert sich für die JaS-Fachkraft am bisherigen Verfahren nichts. In diesem Fall treten die neuen datenschutzrechtlichen Anforderungen hinter dem Kindeswohl zurück, da § 8 Abs. 3 S. 1 SGB VIII einen Anspruch des Kindes oder Jugendlichen auf Beratung ohne Kenntnis der Personensorgeberechtigten enthält. Die Beratung auf der Grundlage des § 8 Abs. 3 S. 1 SGB VIII soll sorgfältig dokumentiert werden.
  • Beratung ohne Vorliegen einer Not- und Konfliktlage
    Möchte sich ein Kind bzw. Jugendlicher erstmalig durch die JaS-Fachkraft beraten lassen, ergibt sich keine Änderung in datenschutzrechtlicher Hinsicht. Hierunter fallen vor allem sog. Tür- und Angelkontakte sowie Kurzberatungen.
    Wie vor dem Inkrafttreten der DSGVO sollen in Absprache mit der Schule (z. B. über den jährlichen Elternbrief der Schule zu Schuljahresbeginn) die Personensorgeberechtigten allgemein über das Angebot der Jugendsozialarbeit an Schulen an der entsprechenden Schule informiert und darauf hingewiesen werden, dass ihr Kind jederzeit freiwillig beraten werden kann, sofern sie nicht ausdrücklich widersprechen.
    Für die JaS-Fachkraft ändert sich durch die DSGVO am bisherigen Verfahren erst bei mehrmaliger Beratung („Faustregel“: ab dem vierten Kontakt) Folgendes:
    -          Ab dem Zeitpunkt, zu dem mit dem Kind bzw. Jugendlichen eine Einzelfallarbeit begonnen wird, benötigt die JaS-Fachkraft eine Einwilligung in die Verarbeitung von personenbezogenen Daten (s. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) und Art. 7 DSGVO sowie § 67 b Abs. 2 SGB X).
    -          Die Einwilligung erfolgt durch die Personensorgeberechtigten. Spätestens ab dem vollendeten 15. Lebensjahr kann der/ die Jugendliche selbst einwilligen (vgl. § 36 Abs. 1 SGB I).
    -          Die Einwilligung muss ausdrücklich und freiwillig erklärt werden. Zudem ist darauf hinzuweisen, dass die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden kann (siehe Muster-Einverständniserklärung).
    -          Da die JaS-Fachkraft nachweisen muss, dass die Einwilligung erteilt wurde, empfiehlt sich eine schriftliche oder elektronische Einwilligung. Im Ausnahmefall ist es auch möglich, eine mündlich erteilte Einwilligung schriftlich mit Datum in der Falldokumentation zu vermerken.
    -          Weiterhin muss die JaS-Fachkraft bei der erstmaligen Erhebung von Daten und einmalig mittels eines Formblattes (siehe Hinweise zum Datenschutz nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung - DSGVO) bzw. durch einen Hinweis auf die Homepage des Jugendamtes/JaS-Trägers über die Datenschutzhinweise gemäß § 82 SGB X i. V. m. Art. 13 DSGVO informieren. Diese Informationspflicht ist ebenfalls erst bei einer Einzelfallarbeit mit dem Kind bzw. Jugendlichen zu erfüllen.
    -          Da es sich um eine gesetzliche Pflicht zur Information handelt, müssen die Personensorgeberechtigten bzw. der Jugendliche nicht aktiv zustimmen, sondern lediglich die Möglichkeit erhalten, von den Datenschutzhinweisen Kenntnis zu nehmen. Ein Exemplar der Datenschutzhinweise soll hierbei ausgehändigt werden bzw. der Link zum Abruf im Internet mitgeteilt werden.
    -          Die JaS-Fachkraft hat nachzuweisen, dass sie die Informationspflicht erfüllt hat. Dies kann durch einen entsprechenden schriftlichen Vermerk in der Falldokumentation erfolgen.

Zusammengefasst bestehen bei der JaS-Einzelfallarbeit folgende datenschutzrechtliche Anforderungen:

Jas Anforderungen

Darf JaS weiterhin Akten führen / Aufzeichnungen machen?

Grundsätzlich unterliegt die JaS-Fachkraft keiner Aktenführungspflicht.

Sofern die Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO erfüllt (s. Frage oben) und die Einwilligung in die Datenverarbeitung erteilt wurde, können weiterhin personenbezogene Daten schriftlich in einer Falldokumentation vermerkt werden. Hierbei sind die jeweiligen Standards des Arbeitgebers der JaS-Fachkraft zu beachten.

Solange die Beratung noch nicht in eine Einzelfallarbeit gemündet ist, darf sich die JaS-Fachkraft handschriftliche Notizen machen.

Nach Beendigung einer Einzelfallhilfe werden die erhobenen Daten gelöscht, es sei denn, es wurde mit den zu Beratenden eine anderslautende Vereinbarung getroffen.

Hat die DSGVO Einfluss auf das § 8a-Verfahren?

Die DSGVO hat keinen Einfluss auf das standardisierte Verfahren nach § 8a SGB VIII.

Bringt die DSGVO in der Kooperation mit Lehrkräften bzw. der Schule Veränderungen mit sich?

Die Schule regelt den Umgang mit der Weitergabe von Daten für sich und unterliegt ebenso geltenden Datenschutzbestimmungen.

Für die JaS-Fachkraft ändert sich bezüglich der Kooperation mit der Schule durch das Inkrafttreten der DSGVO folglich nichts.

Inwieweit beeinflusst die DSGVO die Zusammenarbeit mit dem örtlichen öffentlichen Träger der Jugendhilfe?

Für die JaS-Fachkraft ergeben sich bezüglich der Kooperation mit dem örtlichen öffentlichen Träger durch das Inkrafttreten der DSGVO keine Veränderungen.

 


Muster-Einverständniserklärung